POLITYKA PRYWATNOŚCI

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych.

  1. Dane zbierane są przez: MYEASYSIGN S.A., ul. Krasińskiego 16, 60-830 Poznań, e-mail: info@signius.pl
  2. Dane inspektora ochrony danych osobowych MYEASYSIGN S.A.: Wojciech Michalewski, ul. Krasińskiego 16, 60-830 Poznań, e-mail: wojciech.michalewski@signius.eu
  3. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanym dalej „RODO”.
  4. Mają Państwo prawo: żądać dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także do przenoszenia danych.
  5. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody – mogą Państwo ją cofnąć w dowolnym momencie, informując nas o tym, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano wcześniej.
  6. Mają Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane osobowe wykorzystywane w celu zapewnienia usługi podpisu elektronicznego online:

  1. Przetwarzanie odbywa się w celu realizacji umowy oraz w celu uzyskania podpisu elektronicznego (realizowanie prawnie uzasadnionego interesu osoby dążącej do uzyskania podpisu elektronicznego), zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO.
  2. Przetwarzane są następujące dane: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, dane osoby podpisującej, dane zawarte na oraz pochodzące z dokumentów tożsamości, informacja o obywatelstwie, dane do wystawienia rachunku bądź faktury, ewentualnie inne dane podane przez użytkowników (w szczególności dane zawarte na udostępnianych w systemie dokumentach).
  3. Dane mogą być przechowywane na zewnętrznych serwerach. Mogą mieć do nich dostęp również zewnętrzne firmy IT, w zakresie serwisowania oprogramowania i sprzętu informatycznego. Dane mogą być udostępniane serwisom płatności elektronicznych, firmom windykacyjnym i kancelariom prawnym (w przypadku dochodzenia roszczeń) oraz zewnętrznym dostawcom usług identyfikacji tożsamości i usług certyfikacji. Poza tym dane nie będą ujawniane (udostępniane) innym podmiotom, poza przypadkami przewidzianymi w obowiązujących przepisach.
  4. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich lub do organizacji międzynarodowych. Jedynym wyjątkiem jest, jeśli Państwa dostawca usług e-mail posiada siedzibę lub infrastrukturę IT poza obszarem Unii Europejskiej.
  5. Dane przechowywane będą przez okres 7 lat od dnia likwidacji konta w serwisie – ze względu na obwiązujące przepisy podatkowe oraz okresy przedawnienia roszczeń.
  6. Dane zbierane są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą lub od osób dążących do uzyskania podpisu elektronicznego.

Dane osobowe wykorzystywane w celach marketingowych (newsletter):

  1. Przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub w celu wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (marketing usług własnych dla własnych klientów), zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO.
  2. Przetwarzane są następujące dane: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu.
  3. Dane mogą być przechowywane na zewnętrznych serwerach. Mogą mieć do nich dostęp również zewnętrzne firmy IT, w zakresie serwisowania oprogramowania i sprzętu informatycznego. Poza tym dane nie będą ujawniane (udostępniane) innym podmiotom, poza przypadkami przewidzianymi w obowiązujących przepisach.
  4. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich lub do organizacji międzynarodowych. Jedynym wyjątkiem jest, jeśli Państwa dostawca usług e-mail posiada siedzibę lub infrastrukturę IT poza obszarem Unii Europejskiej.
  5. Dane przechowywane będą przez okres 7 lat od dnia likwidacji konta w serwisie – ze względu na obwiązujące okresy przedawnienia roszczeń.
  6. Dane zbierane są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą.

Dane osobowe zawarte w korespondencji e-mailowej:

  1. Przetwarzanie odbywa się w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów administratora – czyli utrzymywania korespondencji mailowej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  2. Przetwarzane są następujące dane: adres e-mail, imię i nazwisko oraz wszelkie inne dane, które przekażą nam Państwo w korespondencji mailowej.
  3. Dane mogą być przechowywane na zewnętrznym serwerze pocztowym. Mogą mieć do nich dostęp również zewnętrzne firmy IT, w zakresie serwisowania i dostarczania oprogramowania i sprzętu informatycznego. Poza tym dane nie będą ujawniane (udostępniane) innym podmiotom, poza przypadkami przewidzianymi w obowiązujących przepisach.
  4. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich lub do organizacji międzynarodowych. Jedynym wyjątkiem jest, jeśli Państwa dostawca usług e-mail posiada siedzibę lub infrastrukturę IT poza obszarem Unii Europejskiej.
  5. Dane przechowywane będą przez okres 7 lat – ze względu na obwiązujące przepisy podatkowe oraz okresy przedawnienia roszczeń.

Dane osobowe zawarte na fakturach i innych dokumentach księgowych:

  1. Przetwarzanie odbywa się w celu wykonywania obowiązków prawnych ciążących na administratorze (prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej) oraz realizowania prawnie uzasadnionych interesów administratora (ewentualnego dochodzenia lub ochrony przed roszczeniami), zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO.
  2. Przetwarzane są następujące dane: nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy, numery identyfikacji podatkowej, ewentualne dane osoby podpisującej oraz inne dane umieszczane na fakturach i innych dokumentach księgowych.
  3. Administrator może powierzyć przetwarzanie Państwa danych zewnętrznym firmom księgowym i kancelariom prawnym. Mogą mieć do nich dostęp również zewnętrzne firmy IT, w zakresie serwisowania i dostarczania oprogramowania i sprzętu informatycznego, a także firmy pocztowe i kurierskie, w przypadku przesyłania korespondencji. Państwa dane, w przypadku realizacji płatności, będą przekazywane do banków. W pozostałym zakresie dane nie będą ujawniane (udostępniane) innym podmiotom, poza przypadkami przewidzianymi w obowiązujących przepisach.
  4. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich lub do organizacji międzynarodowych.
  5. Dane przechowywane będą przez okres 7 lat – ze względu na obwiązujące przepisy podatkowe oraz okresy przedawnienia roszczeń.
  6. Dane pozyskiwane są od Państwa oraz z publicznych rejestrów (CEIDG, KRS).

Dane osobowe zawarte w procesach rekrutacyjnych (CV, listy motywacyjne):

1. Przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
2. Podanie danych jest dobrowolne, nie jest wymagane żadnymi przepisami, ale odmowa podania danych uniemożliwi udział w procesie rekrutacyjnym.
3. Przetwarzane są dane podane przez Państwa w zgłoszeniu.
4. Dostęp do danych mogą mieć zewnętrzne firmy IT, w zakresie serwisowania i dostarczania oprogramowania i sprzętu informatycznego. Poza tym dane nie będą ujawniane (udostępniane) innym podmiotom, poza przypadkami przewidzianymi w obowiązujących przepisach.
5. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich lub do organizacji międzynarodowych.
6. Dane przechowywane będą podczas prowadzenia rekrutacji oraz do pół roku później, chyba że kandydat cofnie udzieloną zgodę na przetwarzanie danych.

Dane osobowe przetwarzane na profilach administratora na portalach społecznościowych:

1. Przetwarzanie odbywa się w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów administratora – czyli utrzymywania kontaktu z klientami i potencjalnymi klientami na portalu społecznościowym, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
2. Przetwarzane są następujące dane: imię, nazwisko, wizerunek, inne dane udostępniane przez użytkowników na ich profilach.
3. Dane będą dostępne dla dostawcy danego portalu oraz jego użytkowników. Mogą mieć do nich dostęp również zewnętrzne firmy IT, w zakresie serwisowania oprogramowania i sprzętu informatycznego. Poza tym dane nie będą ujawniane (udostępniane) innym podmiotom, poza przypadkami przewidzianymi w obowiązujących przepisach.
4. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich lub do organizacji międzynarodowych, z zastrzeżeniem pkt 3 powyżej. Korzystając z portalu społecznościowego muszą Państwo zdawać sobie sprawę, że przepisy o ochronie danych osobowych krajów spoza Unii Europejskiej mogą być mniej restrykcyjne.
5. Dane przechowywane będą przez okres kiedy dany użytkownik będzie śledził profil administratora na na danym portalu.

Pliki cookie (ciasteczka):

  1. W celu zapewnienia jak największego komfortu korzystania z naszej strony internetowej, podczas jej przeglądania, na Państwa urządzeniu zapisywane są niewielkie pliki, tzw. cookie. Pliki te umożliwiają dostosowanie zawartości serwisu do Państwa potrzeb i zainteresowań. Dzięki zapisaniu ich na Państwa urządzeniu możliwe jest m. in. wyświetlanie strony w sposób najodpowiedniejszy dla określonego użytkownika. Pliki cookie umożliwiają nam zbieranie danych statystycznych, dzięki którym rozwijamy witrynę zgodnie z preferencjami naszych użytkowników.

Użytkownik może samodzielnie w dowolnym momencie zablokować bądź ograniczyć możliwość zapisania plików cookie na swoim urządzeniu, jednak istnieje ryzyko, że ta operacja utrudni korzystanie z witryny.

Inne narzędzia online:

W celu zapewnienia optymalnego działania strony internetowej, a także odpowiedniego doboru wyświetlanych treści, stosujemy oprogramowanie firm zewnętrznych, które zbiera anonimowe dane o zachowaniach użytkowników oraz w celach ułatwienia działań marketingowych. Dane te nie są łączone z innymi zbiorami danych i zbierane są anonimowo, nie pozwalają na identyfikację konkretnego użytkownika.

Podsumowanie:

  1. Wszystkie przetwarzane przez nas dane osobowe zabezpieczone są zgodnie z wymogami RODO. Dokładamy wszelkich możliwych starań, aby zabezpieczyć Państwa dane i chronić je przed działaniami osób trzecich.
  2. Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji i zmiany niniejszej polityki prywatności poprzez publikację nowej wersji na tej stronie.
  3. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości oraz dodatkowych pytań dotyczących ochrony prywatności, prosimy o kontakt.

PRIVACY POLICY

This Privacy policy sets out the rules for the collection, processing and use of personal data.

  1. Data is collected by: MYEASYSIGN S.A., Krasinskiego 16 Street, 60-830 Poznan, Poland, e-mail: info@signius.pl
  2. Data of data protection officer of MYEASYSIGN S.A.: [Wojciech Michalewski], Krasinskiego 16 Street, 60-830 Poznan, Poland, e-mail: michalewski@signius.eu
  3. Data processing is carried out in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection on natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) – hereinafter referred to as „GDPR”.
  4. You have the right to: require access to your personal data, rectification, erasure of personal data, or restriction of processing, to object to processing, as well as the right to data portability.
  5. If the processing is based on your consent, you can withdraw it at any time by informing us without affecting the legality of the processing which was previously carried out.
  6. You may lodge a complaint to Polish President of the Office for Personal Data Protection.

Personal data used to provide the online electronic signature service:

  1. The processing is carried out for the purpose of performing the contract and for obtaining an electronic signature (pursuing the legitimate interest of the person seeking to obtain the electronic signature), in accordance with art. 6 par. 1 letter b and f GDPR.
  2. The following data is processed: e-mail address, name and surname, telephone number, data of the signing person, data contained on and derived from identity documents, information on citizenship, data for issuing the invoice and other data provided by users (in particular data contained on documents shared in the system).
  3. Data can be stored on external servers. External IT companies in the field of software and IT equipment servicing may also have access to them. Data may be made available to electronic payment services, debt collection companies and law firms (in the event of litigation) and to external providers of identity identification and certification services. In addition, the data will not be disclosed (made available) to other entities, except as provided for in applicable regulations.
  4. The data will not be transferred to third countries or to international organizations. The only exception is if your email service provider has an office or IT infrastructure outside the European Union.
  5. The data will be stored for a period of 7 years from the date of signing out from the account – due to applicable tax regulations and limitation periods for claims.
  6. The data is collected directly from the data subjects or from persons seeking to obtain an electronic signature.

Personal data used for marketing purposes (newsletter):

  1. The processing is carried out on the basis of the consent of the data subject or for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller (marketing of own services for own clients), in accordance with art. 6 par. 1 letter a or f of GDPR.
  2. The following data are being processed: e-mail address, first and last name, telephone number.
  3. Data can be stored on external servers. External IT companies in the field of software and IT equipment servicing may also have access to them. In addition, the data will not be disclosed (made available) to other entities, except as provided for in applicable regulations.
  4. The data will not be transferred to third countries or to international organizations. The only exception is if your email service provider has an office or IT infrastructure outside the European Union.
  5. The data will be stored for a period of 7 years from the date of signing out from the account – due to applicable limitation periods for claims.
  6. The data is collected directly from the data subjects.

Personal data in e-mail correspondence:

  1. The processing is carried out in order to implement the legitimate interests of the controller – that is, keeping e-mail correspondence, in accordance with art. 6 par. 1 letter f GDPR.
  2. The following data are processed: e-mail address, first and last name, and any other data that you provide to us in e-mail correspondence.
  3. Data can be stored on an external mail server. External IT companies can also have access to them in the field of servicing and delivering software and IT equipment. Otherwise, the data will not be disclosed (made available) to other entities, except as provided for in the applicable regulations.
  4. Data will not be transferred to third countries or international organizations. The only exception is if your email service provider has an office or IT infrastructure outside the European Union.
  5. The data will be stored for a period of 7 years – due to tax regulations and time limits for legal claims.

Personal data included in invoices and other accounting documents:

  1. The processing is carried out in order to for compliance with a legal obligation to which the controller is subject (keeping the accounting and tax documentation) and on grounds of the legitimate interests of a controller (possible exercise or defence of legal claims), in accordance with art. 6 par. 1 letter. c and f GDPR.
  2. The following data are processed: name and address of the seller and buyer, tax ID numbers, possible data of the signatory and other data placed on invoices and other accounting documents.
  3. The controller may entrust the processing of your data to external accounting firms and law firms. Access to them is also allowed for external IT companies, in the field of servicing and delivering software and IT equipment, as well as postal and courier companies, in the case of sending correspondence. Your payment details will be transferred to banks. In the remaining range, the data will not be disclosed (made available) to other entities, except for the cases provided for in the applicable regulations.
  4. Data will not be transferred to third countries or international organizations.
  5. The data will be stored for a period of 7 years – due to tax regulations and time limits for legal claims.
  6. Data is obtained from you and from public registers.

Personal data included in recruitment processes (CVs, cover letters):

  1. Processing is carried out on the basis of consent, in accordance with art. 6 par. 1 letter a of GDPR.
  2. Providing data is voluntary, it is not required by any regulations, but refusal to provide data will prevent participation in the recruitment process.
  3. We process the data provided by you in the application.
  4. Data may be accessed by external IT companies in the scope of servicing and delivering software and IT equipment. In addition, the data will not be disclosed (disclosed) to other entities, except as provided for in the applicable regulations.
  5. Data will not be transferred to third countries or international organizations.
  6. The data will be stored during recruitment and up to six months later, unless the candidate withdraws the consent granted for the processing of data.

Personal data processed on the administrator’s social network profiles:

  1. Processing takes place in order to implement legitimate interests of the administrator – that is, maintaining link with clients and potential clients on the social network, in accordance with art. 6 par. 1 lit. f GDPR.
  2. The following data are processed: name, surname, image, other data provided by users on their profiles.
  3. Data will be available to provider of given social media provider and its users. Data may be also accessed by external IT companies in the scope of servicing and delivering software and IT equipment. In addition, the data will not be disclosed (disclosed) to other entities, except as provided for in the applicable regulations.
  4. The data will not be transferred to third countries or international organizations, subject to point 3 above. When using social networks, you must be aware that the regulations on the protection of personal data of countries outside the European Union may be less restrictive.
  5. The data will be stored for a period when a given user will follow the administrator’s profile on given social network.

Cookies:

  1. In order to ensure the greatest possible comfort of using our website, when browsing it, small files are saved on your device, so-called cookie. These files allow us to adjust the content of the website to your needs and interests. By saving them on your device it is possible, among others displaying the page in a way that is most appropriate for a particular user. Cookies enable us to collect statistical data, thanks to which we develop a website in accordance with the preferences of our users.

The User may at any time block or limit the option of saving cookies on his device, however, there is a risk that this operation will inhibit the use of the site.

Other online tools:

In order to ensure the optimal operation of the website, as well as the appropriate selection of displayed content, we use third-party software, whcih collects anonymous data on the behavior of users and to facilitate marketing activities. These data are not combined with other data sets and are collected anonymously and do not allow to identify a specific user.

Summary:

  1. All personal data processed by us are secured in accordance with the requirements of the GDPR. We make every effort to protect your data and to guard them from the actions of third parties.
  2. We reserve the right to update and change this privacy policy by publishing a new version on this site.

In case of any doubts or additional questions regarding the protection of privacy, please contact us.