Podpis kwalifikowany, równoprawny z podpisem odręcznym, jest wykorzystywany w wielu branżach.
Daje on szansę między innymi na oszczędzenie czasu i ograniczenie kosztów. Jak podpis kwalifikowany można wykorzystać w branży HR?

Usługa dostępna „od zaraz”

Dostęp do podpisu kwalifikowanego można uzyskać w błyskawicznym tempie. Dzięki współpracy SIGNIUS, twórcy platformy umożliwiającej zdalne podpisywanie dokumentów oraz EuroCert, kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, na rynku pojawiło się rozwiązanie do zdalnego posługiwania się podpisem kwalifikowanym, dostępnym nawet w ciągu kilku minut. Zyskają na tym agencje rekrutacyjne oraz działy kadr różnych przedsiębiorstw.

SIGNIUS oferuje usługę, która jest dostępna “od zaraz”. Obie strony mogą podpisać dokumenty zdalnie, niemal natychmiast. Weryfikacja tożsamości, na podstawie której wydawany jest podpis kwalifikowany, odbywa się całkowicie online, w procesie podpisywania pierwszego dokumentu.

Podpis kwalifikowany gwarantuje nie tylko oszczędność czasu i kosztów, ale także pełną moc prawną na terenie całej Unii Europejskiej i może być złożony z każdego miejsca na świecie.

Co zyskasz wdrażając podpis kwalifikowany?

Jeśli działasz w branży HR, dostęp do podpisu kwalifikowanego może dać Ci wymierne korzyści i zdecydowanie zwiększyć efektywność procesów i wygodę Twojej codziennej pracy. Może on być wykorzystany również przez działy kadr firm z różnych branż. Pozwala na zdalne podpisywanie wszystkich istotnych dokumentów kadrowych związanych z zatrudnianiem lub outsourcingiem pracowników.

Mogą to być dokumenty różnego rodzaju, np. umowy o pracę, rozliczenie rachunków, kontrakty menedżerskie, zaświadczenia chorobowe. Wszystko odbywa się w trakcie jednego krótkiego procesu online, co znacznie skraca czas obsługi dokumentacji.

Przykłady zastosowań

#Przykład 1: Podpisując umowy za pomocą platformy SIGNIUS czas potrzebny na zatrudnienie pracownika może być krótszy nawet o kilkanaście dni. Jak to możliwe? Oszczędność czasu rozkłada się na cały proces. Osoba decyzyjna, która musi podpisać kilkanaście dokumentów, może to zrobić całkowicie zdalnie, nawet w ciągu kilkudziesięciu sekund. Niepotrzebne staje się m.in. fizyczne zbieranie podpisów od osób z różnych działów, ponieważ wszystko odbywa się drogą elektroniczną. Dzięki usłudze, nie ma konieczności wysyłania dokumentów do nowego pracownika kurierem lub pocztą, co jest szczególnie ważne w przypadku zdalnego procesu rekrutacji. Podpis kwalifikowany wydawany jest każdej osobie podpisującej – na podstawie wideoweryfikacji, w trakcie jednego, kilkuminutowego procesu podpisywania dokumentów. Umożliwia to zatem podpisywanie umów z osobami dotychczas nie posiadającymi podpisu kwalifikowanego lub mieszkającymi w innym kraju.

#Przykład 2: Dzięki możliwości złożenia podpisu kwalifikowanego na wielu dokumentach naraz, możesz usprawnić podpisywanie wniosków urlopowych. Będzie to szczególnie istotne w okresie wakacyjnym. Po akceptacji terminów urlopów, w ciągu minuty możesz podpisać wnioski urlopowe nawet dla kilkudziesięciu osób. Bez drukowania, podbijania pieczątki i ręcznych podpisów.

Wiele korzyści

Porównując składanie podpisu w formie elektronicznej z przeprowadzeniem procesów z wykorzystaniem dokumentów papierowych – w zależności od ich liczby – w skali miesiąca można zaoszczędzić od kilku do nawet kilkunastu godzin pracy.

Platforma daje jeszcze dodatkowe korzyści, usprawniające pracę działów kadr i agencji pośrednictwa pracy. Umożliwia między innymi elektroniczną archiwizację dokumentów. Odpadają zatem koszty związane z powierzchnią magazynową, segregatorami, zakupem ryz papieru czy też tonerów. Co więcej, dokumenty w formie elektronicznej są dostępne zdalnie, a więc od ręki, niezależnie od tego, gdzie jesteśmy.

Wiele dokumentów HR możesz podpisywać elektronicznie

Z usługi można skorzystać w trakcie podpisywania wielu dokumentów kadrowych. Są to między innymi:

  • Umowy o pracę
  • Wnioski urlopowe
  • Delegacje
  • Protokoły odbioru
  • Dokumenty związane z prowadzeniem ewidencji
  • Zaświadczenia chorobowe
  • Ankiety pracownicze
  • Rozliczenia rachunków
  • Potwierdzenia doręczenia PIT-11

Jak zacząć korzystać z platformy SIGNIUS Professional?

Uzyskanie dostępu do rozwiązania jest bardzo proste. Dwa najszybsze modele to:

  • online – wystarczy założyć konto na platformie, wybrać pakiet, a po jednorazowej weryfikacji będziesz mógł szybko i bezpiecznie podpisywać dowolną liczbę dokumentów jednocześnie
  • integracja przez API z systemem wewnętrznym w Twojej firmie.

Główne korzyści

Istnieje wiele korzyści wynikających wprost z możliwości, jakie daje platforma. Są to między innymi:

  • Usługa dostępna “od zaraz” – dostęp do podpisu możesz uzyskać w ciągu kilku minut;
  • Oszczędność czasu i kosztów – korzystając z podpisu kwalifikowanego oszczędzisz nie tylko czas, ale zminimalizujesz także wydatki związane z archiwizacją i drukiem dokumentów;
  • Niskie koszty wdrożenia usługi – korzystając z platformy online koszty wdrożenia są praktycznie równe zeru. Użytkownik zakłada bezpłatne konto na platformie i zaczyna korzystać. Ceny pakietów podpisów są bardzo konkurencyjne.
  • Bezpieczeństwo i pełna moc prawna – dzięki zgodności usługi z polskimi przepisami i unijnym rozporządzeniem eIDAS, rozwiązanie ma pełna moc prawną na terenie całej Unii Europejskiej;
  • Większa efektywność procesów w Twojej firmie – dzięki SIGNIUS procesy związane z podpisywaniem dokumentów będą przebiegały zdecydowanie sprawniej;
  • Korzyści dla środowiska – z SIGNIUS możesz realnie ograniczyć zużycie papieru oraz dbać o środowisko naturalne.

Chcesz wiedzieć więcej?

Zauważamy znaczny wzrost zainteresowania możliwościami wdrożenia podpisu elektronicznego w działach kadr i firmach z branży HR, w szczególności wśród agencji pracy. Jesteś zainteresowany rozwiązaniem? Skontaktuj się z nami!

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości wykorzystania podpisu kwalifikowanego w Twojej firmie – zapraszamy na bezpłatny webinar Podpis kwalifikowany w branży HR – korzyści i możliwości, który odbędzie się 08.09.2021 o godzinie 9.00. Wystarczy, że zapiszesz się tutaj:

Zapisz się na Webinar