Nawet do 23 tys. zł rocznie może zaoszczędzić na kosztach biurowych średniej wielkości firma, jeśli wdroży u siebie elektroniczny obieg dokumentów zgodny z trendem #paperless i kwalifikowany podpis elektroniczny – wynika z analizy przeprowadzonej przez ekspertów SIGNIUS i EuroCert.

Założenia kalkulacji

Przyjmijmy, że jednostkowy koszt przeprocesowania kartki papieru wynosi średnio 2,40 zł. Na tę kwotę składa się koszt archiwizacji i drukarki wraz z tonerem (po 0,20 zł), koszt wydruku i materiałów biurowych (po 0,30 zł), koszty poprawek i ponownych wydruków (0,40 zł), koszt przesyłki dokumentu i koszt personelu (po 0,50 zł).

Jakie wymierne korzyści przynosi wdrożenie podpisu elektronicznego przez średniej wielkości firmę przy założeniu, że podpisuje 200 umów miesięcznie? Na podstawie wywiadów przeprowadzonych z różnymi przedsiębiorstwami średniej wielkości założono, iż w skali roku to średnio 2,4 tys. dokumentów, po ok. 6 jednostronnie zadrukowanych kartek, najczęściej (w przypadku umów) w dwóch egzemplarzach. Każda musi być przetrzymywana w segregatorze przez min. 5 lat. Sumując wydatki na druk, koszulki, segregatory, foliopaki i przesyłki kurierskie, koszt obsługi “papierowego” biura sięga nawet 23 tys. zł rocznie!

Oszczędności w branży HR

Przeprowadźmy kalkulację dla firmy z branży HR drukującej miesięcznie 100 umów – każda w dwóch egzemplarzach. W wymiarze miesięcznym to ok. 1000 kartek, czyli dwie ryzy papieru po 30 zł każda. Koszt toneru lub atramentu wyniesie 100 zł. Każdy egzemplarz umowy włożony do koszulki, a następnie segregatora trafia na półkę – łączny koszt archiwizacji (powierzchnia, segregatory, koszulki) to nawet 400 zł. Drugi egzemplarz zapakowany w kopertę nadany listem poleconym bądź kurierem dociera do rąk kontrahenta, co kosztuje firmę 1000 zł. Lista wydatków sumuje się do kwoty 1560 zł.

W skali roku firma zużywa zatem ok. 12 tys. sztuk kartek papieru, przy dziesiątkach godzin straconych na papierologię i kosztach sięgających łącznie 18 tys. zł rocznie.

Decydując  się na podpisywanie dokumentów online, firma zapłaciłaby znacznie mniej. Koszt jednostkowy podpisu kwalifikowanego zaczyna się już od 0,42 zł przy zakupie rocznego pakietu podpisów na naszej platformie SIGNIUS Professional – mówi Jack Piekarski, VP Sales i Współzałożyciel SIGNIUS. – Wdrożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wynika z biznesowej pragmatyki, jak i rachunku ekonomicznego. Coraz ważniejszy staje się także element wizerunkowy podejścia #paperless oraz aspekt ochrony środowiska wynikający z redukcji śladu węglowego organizacji korzystającej z elektronicznego obiegu dokumentów.

Sprawdź, ile można zaoszczędzić w innych branżach, poznaj inne przekłady kalkulacji. Cały nasz artykuł znajdziesz na: https://gomobi.pl/how-to-do/ile-oszczedzi-twoja-firma-korzystajac-z-podpisu-elektronicznego-analiza/